ขั้นตอนสู่การปฏิบัติตาม ข้อกำหนดของลูกค้า อย่างมีประสิทธิภาพ

ข้อกำหนดของลูกค้า คุณรู้จักลูกค้าของคุณหรือไม่? ยังไงก็ตาม คุณควรจะ หากคุณเป็นสถาบันการเงิน (FI) คุณอาจเผชิญกับค่าปรับ การคว่ำบาตร และความเสียหายด้านชื่อเสียงที่อาจเกิดขึ้น หากคุณช่วยให้เกิดการฟอกเงินหรือการสนับสนุนทางการเงินแก่ผู้ก่อการร้าย ที่สำคัญกว่านั้น KYC เป็นแนวทางปฏิบัติพื้นฐานในการปกป้ององค์กรของคุณจากการฉ้อโกงและการสูญเสียอันเป็นผลจากเงินและธุรกรรมที่ผิดกฎหมาย

“KYC” หมายถึงขั้นตอนที่ดำเนินการโดยสถาบันการเงิน (หรือธุรกิจ) เพื่อ:

• สร้างตัวตนของลูกค้า
• เข้าใจธรรมชาติของกิจกรรมของลูกค้า (เป้าหมายหลักคือการตอบสนองว่าแหล่งเงินทุนของลูกค้านั้นถูกต้องตามกฎหมาย)
• ประเมินความเสี่ยงด้านการฟอกเงินที่เกี่ยวข้องกับลูกค้ารายนั้นเพื่อวัตถุประสงค์ในการตรวจสอบกิจกรรมของลูกค้า

1) โปรแกรมระบุลูกค้า (CIP)

คุณรู้ได้อย่างไรว่าใครบางคนเป็นคนที่พวกเขาพูด? ท้ายที่สุดแล้ว การโจรกรรมข้อมูลประจำตัวนั้นเกิดขึ้นอย่างกว้างขวาง ส่งผลกระทบต่อผู้บริโภคกว่า 16.7 ล้านคนในสหรัฐฯ และคิดเป็นมูลค่า 16.8 พันล้านดอลลาร์ที่ถูกขโมยในปี 2560 สำหรับหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง เช่น สถาบันการเงิน ความเสี่ยงทางการเงินเป็นมากกว่าความเสี่ยง – มันเป็นกฎหมาย

ในสหรัฐอเมริกา  CIPกำหนดให้บุคคลใด ๆ ที่ทำธุรกรรมทางการเงินต้องได้รับการยืนยันตัวตน CIP บัญญัติไว้ในกฎหมาย Patriot Act ออกแบบมาเพื่อจำกัดการฟอกเงิน การให้ทุนสนับสนุนการก่อการร้าย การทุจริต และกิจกรรมที่ผิดกฎหมายอื่นๆ เขตอำนาจศาลอื่นมีบทบัญญัติที่คล้ายคลึงกัน เขตอำนาจศาลกว่า 190 แห่งทั่วโลกมุ่งมั่นที่จะปฏิบัติตามคำแนะนำจาก Financial Action Task Force (FATF) ซึ่งเป็นองค์กรของรัฐบาลกลางที่ออกแบบมาเพื่อต่อสู้กับการฟอกเงิน คำแนะนำเหล่านี้รวมถึงขั้นตอนการยืนยันตัวตน

ผลลัพธ์ที่ต้องการคือหน่วยงานที่มีหน้าที่ต้องระบุลูกค้าของตนอย่างถูกต้อง

องค์ประกอบสำคัญที่ทำให้ CIP ประสบความสำเร็จคือการประเมินความเสี่ยง ทั้งในระดับสถาบันและระดับขั้นตอนสำหรับแต่ละบัญชี แม้ว่า CIP จะให้คำแนะนำ แต่ก็ขึ้นอยู่กับแต่ละสถาบันในการกำหนดระดับความเสี่ยงและนโยบายที่แน่นอนสำหรับระดับความเสี่ยงนั้น

ข้อกำหนดขั้นต่ำในการเปิดบัญชีการเงินแต่ละบัญชีมีการกำหนดอย่างชัดเจนใน CIP:

• ชื่อ
• วันเกิด
• ที่อยู่
• หมายเลขประจำตัว

แม้ว่าการรวบรวมข้อมูลนี้ในระหว่างการเปิดบัญชีจะเพียงพอ แต่สถาบันต้องยืนยันตัวตนของเจ้าของบัญชี “ภายในเวลาที่เหมาะสม” ขั้นตอนการยืนยันตัวตนรวมถึงเอกสาร วิธีการที่ไม่ใช่เอกสาร (ซึ่งอาจรวมถึงการเปรียบเทียบข้อมูลที่ลูกค้าให้ไว้กับหน่วยงานรายงานผู้บริโภค ฐานข้อมูลสาธารณะ ท่ามกลางมาตรการตรวจสอบสถานะอื่นๆ) หรือทั้งสองอย่างรวมกัน

ขั้นตอนเหล่านี้เป็นหัวใจสำคัญของ CIP; เช่นเดียวกับข้อกำหนดในการต่อต้านการฟอกเงิน (AML) อื่นๆ นโยบายเหล่านี้ไม่ควรปฏิบัติตามโดยไม่ตั้งใจ สิ่งเหล่านี้จำเป็นต้องได้รับการชี้แจงและประมวลเพื่อเป็นแนวทางอย่างต่อเนื่องแก่พนักงาน ผู้บริหาร และเพื่อประโยชน์ของหน่วยงานกำกับดูแล

นโยบายที่แน่นอนขึ้นอยู่กับแนวทางตามความเสี่ยงของสถาบันและอาจพิจารณาปัจจัยต่างๆ เช่น:

• ประเภทของบัญชีที่ธนาคารเสนอ
• วิธีการเปิดบัญชีของธนาคาร
• ประเภทของข้อมูลระบุตัวตนที่มีอยู่
• ขนาด สถานที่ตั้ง และฐานลูกค้าของธนาคาร รวมถึงประเภทของผลิตภัณฑ์และบริการที่ลูกค้าใช้ในสถานที่ทางภูมิศาสตร์ต่างๆ

2) การตรวจสอบสถานะลูกค้า

สำหรับสถาบันการเงินใด ๆ การวิเคราะห์อย่างใดอย่างหนึ่งอย่างแรกคือการพิจารณาว่าคุณสามารถไว้วางใจลูกค้าที่มีศักยภาพได้หรือไม่ คุณต้องแน่ใจว่าผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าที่ไว้วางใจได้ การตรวจสอบวิเคราะห์สถานะ ลูกค้า  (CDD) เป็นองค์ประกอบที่สำคัญในการจัดการความเสี่ยงของคุณอย่างมีประสิทธิภาพและปกป้องตัวคุณเองจากอาชญากร ผู้ก่อการร้าย และบุคคลที่เปิดเผยทางการเมือง (PEP) ที่อาจก่อให้เกิดความเสี่ยง

การตรวจสอบสถานะมีสามระดับ:

• การสอบทานธุรกิจ แบบง่าย (“SDD”) เป็นสถานการณ์ที่ความเสี่ยงในการฟอกเงินหรือการระดมทุนของผู้ก่อการร้ายอยู่ในระดับต่ำ และไม่จำเป็นต้องมี CDD แบบเต็ม ตัวอย่างเช่น บัญชีมูลค่าต่ำหรือบัญชี
• การตรวจสอบวิเคราะห์สถานะ ลูกค้าขั้นพื้นฐาน (“CDD”) เป็นข้อมูลที่ได้รับสำหรับลูกค้าทุกรายเพื่อตรวจสอบตัวตนของลูกค้าและประเมินความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับลูกค้ารายนั้น
• Enhanced Due Diligence (“EDD”) เป็นข้อมูลเพิ่มเติมที่รวบรวมไว้สำหรับลูกค้าที่มีความเสี่ยงสูงเพื่อให้เข้าใจกิจกรรมของลูกค้าอย่างลึกซึ้งยิ่งขึ้นเพื่อลดความเสี่ยงที่เกี่ยวข้อง ในท้ายที่สุด แม้ว่าปัจจัย EDD บางอย่างจะได้รับการกำหนดไว้โดยเฉพาะในกฎหมายของประเทศ แต่ก็ขึ้นอยู่กับสถาบันการเงินที่จะกำหนดความเสี่ยงและใช้มาตรการเพื่อให้แน่ใจว่าลูกค้าของพวกเขาไม่ใช่ผู้กระทำการที่ไม่ดี

ขั้นตอนปฏิบัติบางอย่างที่จะรวมไว้ในโปรแกรมการตรวจสอบวิเคราะห์สถานะลูกค้าของคุณประกอบด้วย:

• ตรวจสอบตัวตนและที่ตั้งของผู้มีโอกาสเป็นลูกค้า และทำความเข้าใจกิจกรรมทางธุรกิจของพวกเขาให้ดี ซึ่งสามารถทำได้ง่ายๆ เพียงแค่ค้นหาเอกสารที่ยืนยันชื่อและที่อยู่ของลูกค้าของคุณ
• เมื่อรับรองความถูกต้องหรือตรวจสอบผู้มีโอกาสเป็นลูกค้า ให้จัดหมวดหมู่ความเสี่ยงและกำหนดประเภทลูกค้าก่อนที่จะจัดเก็บข้อมูลนี้และเอกสารเพิ่มเติมใดๆ ในรูปแบบดิจิทัล
• นอกเหนือจาก CDD พื้นฐานแล้ว สิ่งสำคัญคือคุณต้องดำเนินการตามกระบวนการที่ถูกต้องเพื่อให้มั่นใจว่า EDD จำเป็นหรือไม่ นี่อาจเป็นกระบวนการต่อเนื่อง เนื่องจากลูกค้าปัจจุบันมีศักยภาพในการเปลี่ยนไปสู่ประเภทความเสี่ยงที่สูงขึ้นเมื่อเวลาผ่านไป ในบริบทดังกล่าว การประเมินสถานะลูกค้าที่มีอยู่เป็นระยะๆ อาจเป็นประโยชน์ ปัจจัยที่ต้องพิจารณาเพื่อพิจารณาว่าจำเป็นต้องใช้ EDD หรือไม่ รวมถึงแต่ไม่จำกัดเพียงสิ่งต่อไปนี้:
  • ที่ตั้งของบุคคล
  • อาชีพของบุคคล
  • ประเภทของธุรกรรม
  • รูปแบบของกิจกรรมที่คาดหวังในแง่ของประเภทธุรกรรม มูลค่าดอลลาร์ และความถี่
  • วิธีการชำระเงินที่คาดหวัง
• การเก็บบันทึก CDD และ EDD ทั้งหมดที่ดำเนินการกับลูกค้าแต่ละราย หรือผู้มีโอกาสเป็นลูกค้า เป็นสิ่งจำเป็นในกรณีที่มีการตรวจสอบตามกฎระเบียบ

3) การตรวจสอบอย่างต่อเนื่อง

การตรวจสอบลูกค้าของคุณเพียงครั้งเดียวไม่เพียงพอ คุณต้องมีโปรแกรมเพื่อตรวจสอบลูกค้าของคุณอย่างต่อเนื่อง ฟังก์ชันการตรวจสอบอย่างต่อเนื่องรวมถึงการกำกับดูแลธุรกรรมทางการเงินและบัญชีตามเกณฑ์ที่พัฒนาขึ้นโดยเป็นส่วนหนึ่งของโปรไฟล์ความเสี่ยงของลูกค้า

ขึ้นอยู่กับลูกค้าและกลยุทธ์การลดความเสี่ยงของคุณ ปัจจัยอื่น ๆ ที่ต้องตรวจสอบอาจรวมถึง:

• แหลมในกิจกรรม
• การออกนอกพื้นที่หรือกิจกรรมข้ามพรมแดนที่ผิดปกติ
• การรวมผู้คนไว้ในรายชื่อการลงโทษ
• กล่าวถึงสื่อที่ไม่พึงประสงค์

อาจมีข้อกำหนดในการยื่นรายงานกิจกรรมที่น่าสงสัย (SAR) หากกิจกรรมในบัญชีถือว่าผิดปกติ

การตรวจสอบบัญชีเป็นระยะและความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องถือเป็นแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเช่นกัน :

• บันทึกบัญชีเป็นปัจจุบันหรือไม่?
• ประเภทและจำนวนธุรกรรมตรงกับวัตถุประสงค์ของบัญชีหรือไม่?
• ระดับความเสี่ยงเหมาะสมกับประเภทและปริมาณธุรกรรมหรือไม่?

โดยทั่วไป ระดับของการตรวจสอบธุรกรรมขึ้นอยู่กับการประเมินตามความเสี่ยง

KYC ขององค์กร

เช่นเดียวกับที่บัญชีส่วนบุคคลต้องการการระบุตัวตน การตรวจสอบวิเคราะห์สถานะและการตรวจสอบ บัญชีองค์กรก็ต้องการขั้นตอน KYC เช่นกัน แม้ว่ากระบวนการจะมีความคล้ายคลึงกับ KYC สำหรับลูกค้าแต่ละราย แต่ข้อกำหนดนั้นแตกต่างกัน นอกจากนี้ ปริมาณธุรกรรม จำนวนธุรกรรม และปัจจัยเสี่ยงอื่นๆ มักจะมีความชัดเจนมากขึ้น ดังนั้นขั้นตอนจึงมีส่วนร่วมมากขึ้น ขั้นตอนเหล่านี้มักเรียกว่าKnow Your Business (KYB) ข้อกำหนดของลูกค้า

แม้ว่าเขตอำนาจศาลแต่ละแห่งจะมีข้อกำหนด KYB ของตนเอง ต่อไปนี้เป็นขั้นตอนทั่วไปสี่ขั้นตอนในการดำเนินการโปรแกรมที่มีประสิทธิภาพ:

ดึงข้อมูลสำคัญของบริษัท

ระบุและตรวจสอบบันทึกบริษัทที่ถูกต้อง เช่น ข้อมูลเกี่ยวกับหมายเลขทะเบียน ชื่อบริษัท ที่อยู่ สถานะ และบุคลากรด้านการจัดการหลัก แม้ว่าข้อมูลเฉพาะที่คุณรวบรวมจะขึ้นอยู่กับเขตอำนาจศาลและมาตรฐานการป้องกันการฉ้อโกงของคุณ คุณจะต้องรวบรวมข้อมูลอย่างเป็นระบบและป้อนลงในเวิร์กโฟลว์ของคุณ

วิเคราะห์โครงสร้างความเป็นเจ้าของและเปอร์เซ็นต์

กำหนดนิติบุคคลหรือบุคคลธรรมดาที่มีส่วนได้เสียในการเป็นเจ้าของ ไม่ว่าจะผ่านการเป็นเจ้าของโดยตรงหรือผ่านบุคคลอื่น

ระบุเจ้าของผลประโยชน์สูงสุด ( UBOs )

คำนวณสัดส่วนการเป็นเจ้าของทั้งหมดหรือการควบคุมการจัดการของบุคคลธรรมดาและพิจารณาว่าเกินเกณฑ์สำหรับการรายงาน UBO หรือไม่

ทำการตรวจสอบ AML/KYC กับบุคคล

สำหรับบุคคลทั้งหมดที่ได้รับการพิจารณาว่าเป็น UBO ให้ดำเนินการตรวจสอบ AML/KYC

การปฏิบัติตามข้อกำหนดของ KYC เป็นปัญหาหนึ่ง โดยรวมแล้วเป็นปัญหาที่ยิ่งใหญ่กว่ามากในการปฏิบัติตามข้อกำหนดในลักษณะที่คุ้มค่า ปรับขนาดได้ และไม่เป็นภาระแก่ลูกค้ามากเกินไป ผล  สำรวจของ Thomson Reuters  เผยให้เห็นต้นทุนที่เพิ่มขึ้นและความซับซ้อนที่ทำให้สถาบันการเงิน (FIs) หยุดชะงัก 89% ของลูกค้าองค์กรไม่เคยได้รับประสบการณ์ KYC ที่ดี มากถึงขนาดที่ 13% เปลี่ยนไปใช้ FI อื่นจริง ๆ

นอกจากประสบการณ์ของลูกค้าที่ไม่ดีแล้ว ต้นทุนที่แท้จริงของการดำเนินโปรแกรมการปฏิบัติตามข้อกำหนด KYC ที่ครอบคลุมยังคงเพิ่มขึ้น ในบรรดา 800 FI ในการสำรวจ ค่าเฉลี่ยอยู่ที่ 60 ล้านดอลลาร์ต่อปี ในขณะที่บางบริษัทใช้จ่ายสูงถึง 500 ล้านดอลลาร์ ในสหราชอาณาจักร รายงานของ Consult Hyperion ประมาณการว่าการปฏิบัติตาม KYC ทำให้ธนาคารมีค่าใช้จ่าย 47 ล้านปอนด์ต่อปี ในขณะที่เช็คแต่ละฉบับมีมูลค่า 10 ถึง 100 ปอนด์

ผู้เชี่ยวชาญด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบจะไม่มีทางเลือกอื่นนอกจากต้องแบกรับน้ำหนักของข้อกำหนดและความคาดหวังใหม่เหล่านี้ในอนาคต จำเป็นต้องรู้ว่ากฎระเบียบที่เข้มงวดเหล่านี้ทำหน้าที่สำคัญ: ต่อสู้กับการฉ้อโกง กำจัดการฟอกเงิน การจัดหาเงินทุนของผู้ก่อการร้าย การติดสินบน การทุจริต การใช้ตลาดในทางที่ผิด และการประพฤติมิชอบทางการเงินอื่นๆ แม้ว่าการต่อสู้จะซับซ้อนและมักมีค่าใช้จ่ายสูง แต่คุณค่าก็มีความสำคัญ ทั้งในการปกป้องผู้บริโภคและระบบการเงินทั้งหมดจากการถูกชักใยจากผู้ไม่หวังดี

การตรวจสอบ KYC ทางอิเล็กทรอนิกส์ (eKYC)

การยืนยัน KYC คือกระบวนการยืนยันตัวตนของลูกค้าเพื่อช่วยให้ปฏิบัติตามระเบียบการรู้จักลูกค้าของคุณ ธุรกิจที่ได้รับการควบคุมจำเป็นต้องได้รับข้อมูลระบุตัวบุคคลจากลูกค้าที่คาดหวังและตรวจสอบว่าถูกต้องและชอบด้วยกฎหมาย

หากเป็นไปได้ ขั้นตอนเหล่านี้ควรใช้ประโยชน์จากกระบวนการดิจิทัล อาจมีบางสถานการณ์ เช่น กฎหมายที่ล้าสมัยหรือข้อกำหนดเดิมที่เปลี่ยนแปลงยาก ซึ่งไม่สามารถใช้เทคนิคดิจิทัลสำหรับ KYC ได้ อย่างไรก็ตาม สิ่งเหล่านี้เป็นข้อยกเว้นและกำลังจะหมดไป KYC ดิจิตอลเต็มรูปแบบคืออนาคต และบริษัทที่ต่อสู้กับมัน จะพบว่าตัวเองเป็นฝ่ายแพ้

มีเหตุผลมากมายที่ KYC อิเล็กทรอนิกส์ ( eKYC ) จะเหนือกว่า:

ความเร็ว

การ สำรวจของ Thompson Reutersระบุว่า 30% ของผู้ตอบแบบสอบถามระบุว่าต้องใช้เวลามากกว่าสองเดือนในการรับลูกค้าใหม่ ในขณะที่ 10% ระบุว่าต้องใช้เวลามากกว่าสี่เดือน สิ่งนี้สร้างความเสียหายต่อความสัมพันธ์กับลูกค้า ส่งผลเสียต่อแบรนด์ และส่งผลกระทบต่อการเติบโตของรายได้ เนื่องจากลูกค้าบางรายละทิ้งกระบวนการนี้ กระบวนการ eKYC ที่เร็วขึ้นช่วยปรับปรุงปัจจัยเหล่านี้ทั้งหมด

ความแม่นยำ

ความผิดพลาดทำให้กระบวนการช้าลงและเพิ่มต้นทุน eKYC สามารถตรวจสอบข้อผิดพลาดโดยอัตโนมัติและแก้ไขข้อผิดพลาดได้อย่างรวดเร็วยิ่งขึ้น

ค่าใช้จ่าย

แม้ว่าระบบ eKYC จะมีค่าใช้จ่าย แต่ความเร็วที่เร็วขึ้น ความแม่นยำที่ได้รับการปรับปรุง และการใช้ทรัพยากรที่เป็นไปตามข้อกำหนดที่ดีขึ้นช่วยให้ประหยัดค่าใช้จ่ายและปรับปรุงความสามารถในการปรับขนาด

ความสามารถในการปรับตัว

เนื่องจากกฎระเบียบมีการเปลี่ยนแปลงตลอดเวลาระบบการปฏิบัติตามกฎระเบียบจำเป็นต้องเปลี่ยนแปลงตามไปด้วย เวิร์กโฟลว์ eKYC สามารถเปลี่ยนแปลงได้แทบจะในทันที ในหลายกรณี เพียงอัปเดตชุดกฎก็เสร็จแล้ว

การบูรณาการ

eKYC ส่วนใหญ่เกี่ยวกับการใช้API เพื่อเพิ่มฟังก์ชันการทำงานได้อย่างง่ายดาย ด้วย API ใหม่ๆ ที่เพิ่มเข้ามาตลอดเวลา ความสามารถใหม่ๆ

การติดตาม/การรายงาน

ข้อมูลดิจิทัลสามารถถ่ายโอนได้อย่างราบรื่นในรูปแบบดั้งเดิมไปยังระบบการวิเคราะห์ การ  ตรวจสอบ การติดตาม และการรายงาน  ซึ่งสร้างโอกาสในการเพิ่มประสิทธิภาพและการวิเคราะห์เชิงกลยุทธ์

ประสบการณ์ของลูกค้า

ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้

Face-sso (By K&O) หากท่านสนใจ เครื่องสแกนใบหน้ารุ่นต่างๆ หลากหลายรุ่น หรือ ติดตั้งระบบสแกนใบหน้า สามารถติดต่อสอบถามได้โดยตรง เรามีแอดมินคอยคอบคำถาม 24 ชั้วโมงที่ Line OA เครื่องสแกนใบหน้า สามารถ ขอราคาพิเศษได้ ตามงบประมาณที่เหมาะสม สอบถามได้สบายใจทั้ง เรื่องค่าบริการ ราคา และ งบประมาณ มั่นใจเพราะเป็นราคาที่สุด คุ้มค่าที่สุด

หากท่านมีความสนใจ บทความ หรือ Technology สามารถติดต่อได้ตามเบอร์ที่ให้ไว้ด้านล่างนี้
Tel.086-594-5494
Tel.095-919-6699